Blog

Etkili Zaman Yönetimi

0

Zaman Yönetimi Nedir?

Zaman yönetimi, zamanı parçalara bölüp onları belli sürelere sıkıştırarak maksimum verimle işi kısa sürede bitirmeyi sağlar. Her insan güne 24 saate sahip olarak başlar ama kimilerinin işlerini yetiştirebilmesi için daha fazlasına ihtiyacı olabilir. Ancak zaman izafidir. Einstein’ın da dediği gibi: “Güzel bir kadının yanında geçen 1 saat, 1 dakika gibi; elinize sıcak fırının içine koyduğunuzda geçen 1 dakika, 1 saat gibi gelir.” Einstein’ın bu teorisine göre zamanı genişletmek mümkündür. Bizler de 24 saatten fazlasına ihtiyacımız olduğunda ‘zamanı yöneterek’ hedefimize ulaşabiliriz.

Ne Fayda Sağlar?

Zamanın bir bölümünde disiplin, diğer saatlerde esneklik sağlar. Kişi neyi ne zaman yapacağını bildiği için stres azalır. İş güzel planlandığında, normalden kısa sürede tamamlanabilir. Başka işler için zaman açılabilir, hobilere zaman ayırılabilir.

          Nasıl Yapılır?

Zamanı yönetmenin sırrı plan yapmaktır. Kişinin ne istediğini, neyi yapmak zorunda olduğunu bilmesi ve önceliklerini sıralaması gerekir. Plan yapma ve uygulama konusunda yardımcı olmak için bazı teknikler geliştirilmiştir. Bu tekniklerden bazıları süreye göre, bazıları işlerin önemine göre, bazıları da iş sayısına göre kurgulanmıştır. Kendinize uygun olanı seçip hayatınızı düzene sokabilirsiniz.

POMODORO TEKNİĞİ:

Doksanlı yılların sonlarında Francesco Cirilli adlı bir İtalyan üniversite öğrencisi tarafından bulunan ve günümüzde hala üzerine çalışmalar yapılan bu teknik ile alakalı birçok araştırma var. Francesco, mutfaktaki zaman sayaçlarından ilham almış, bu yüzden tekniğe ismini veren de ‘domates’ anlamına gelen ‘pomodoro’ olmuş. Bu tekniğin vaadettikleri kısa sürede molalar vererek kendinize yüklenmemenizi, baskıdan kaçınmanızı ve işe maksimum verimle odaklanmanızı sağlamak.

Nasıl yapıldığına gelirsek; önce 25 dakikalığına işinize veya ödevinize odaklanıyorsunuz, sonrasında 5 dakika mola veriyorsunuz. Bir pomodoro, bu 30 dakikalık sürece denk geliyor. Dört pomodoro yaptığınızda 15-30 dakikalık bir mola verebiliyorsunuz. Günde 6-12 arası pomodoro yapmak ideal sayılıyor, bu da 3-6 saatlik çalışmaya denk geliyor.

Çalışma sürelerinden hemen sonra kısa molalar olması, hızlı bir şekilde ödüllendirilmenizi sağladığı için bireysel motivasyonu artırır ve daha istekli çalışmanızı sağlar. Ayrıca uzun saatler çalışmaktansa 25 dakika sonra mola vereceğini bilmek, işi daha verimli, tam konsantrasyonla yapmayı sağlar. Bu tekniği daha efektif kullanmak istiyorsanız, önce yapmanız gereken işleri bir yere yazmalı, sonra o işlerin alacağı süreyi pomodoro cinsinden belirtmeli, sonrasında ise önceliklerinize göre işleri yapmaya başlamalısınız.

Android ve iOS’ta mevcut olan birçok pomodoro aplikasyonundan birini kullanabilirsiniz.

 KANBAN TEKNİĞİ:

1940’lı yıllarda Japonya’da Toyota fabrikasında çalışan bir mühendis olan Taiichi Ohno, fabrikadaki işçilerin çalışma verimini artırmak, disiplin getirmek için bu tekniği geliştirdi. Sınırlandırmayı ve görselleştirmeyi amaçladığı için Taiichi ona ‘tahta’ ve ‘tabela’ anlamlarına gelen Kanban ismini vermiş. Bu tekniğin diğerlerinden farkı, yapılan, biten işleri listeden silmemek, kağıdı çöpe atmamak, onları da gözünün önünde bulundurmaktır. Bu sayede biten işlere bakarak tatmin duygusunu, başarma hazzını daha hızlı ve net bir şekilde yaşıyoruz. Bu teknikle ilgili yapılan araştırmalar sırasında da gerçekten beyinden “Kendimi iyi hissediyorum.” sinyallerinin yani seratonin hormonunun salgılandığı kanıtlandı. Bu hormon bizi sakinleştiriyor, mutlu ediyor. Yani yaptım, bitti demek, bir de bunu görselleştirmek çok işe yarıyor.

Kanban’ın etkisi büyük ama yapılışı bir o kadar basit. Öncelikle bir kağıdı veya panoyu üçe bölmelisiniz. Birinci kısıma bir isim verin: mesela “yapacaklarım”.  Çeşitli renklerdeki post-it’lere yapmanız gereken bütün işleri yazıp buraya yapıştırın. Kafanızda bir yığın iş dolaşıp canınızı sıkmasındansa yazın buraya, gözünüzün önünde dursun. Bu sayede yapacağınız işleri eksiksiz yapmanızı ve hepsini “görmenizi” sağlar. Sonra ikinci kısıma bir isim verin: mesela “yapıyorum” diyebilirsiniz. Buraya da yapacaklarınız arasından seçtiklerinizi ve yapmaya başladıklarınızı taşıyacaksınız. Fakat buranın bir kuralı var, en fazla 3 kağıdı buraya alabilirsiniz. Son olarak başta da bahsettiğimiz gibi “yaptım” bölümü. Bitirdiğiniz işleri yapıyorum kısmından buraya taşımak sizi rahatlatacak ve yeni işler bitirmek için motivasyon kaynağı olacaktır.

80-20 KURALI (PARETO PRENSİBİ)

  1. yüzyılın başlarında Vilfredo Pareto adlı bir ekonomist tarafından, İtalya topraklarının %80’inin nüfusun %20’sine ait olduğunun anlaşılmasıyla bulunmuştur. Sonradan bu konuda örneklerin çoğaltılmasıyla, bu oran kabul gördü.

Örneğin bir şirketin gelirinin yüzde seksenini, müşterilerin yüzde yirmisinin oluşturması, trafik kazalarının yüzde sekseninin sürücülerin yüzde yirmisi tarafından yapılması, insanların kıyafetlerinin yüzde seksenini zamanın yüzde yirmisinde giymesi gibi her konuda Pareto Prensibi karşımıza çıkıyor. Bu prensip işlerimizin %80’ini 20 dakikada, %20’sini 80 dakikada yapabileceğimizi söylüyor.

Bunu dikkate alarak bütün işlerinizi yetiştirecek vaktiniz yoksa kısa sürede halledebileceğiniz büyük çoğunluğu bularak işinizin yüzde seksenini yapabilirsiniz. Daha çok önemsediğiniz, mükemmeliyete ulaşmayı istediğiniz işin ise kalan %20’sine uzun zaman ayırabilirsiniz. En azından bütün işlerinizin büyük çoğunluğunu, bazılarının ise tamamını, zamanı akıllıca kullanarak normalden çok daha hızlı şekilde yetiştirmiş olursunuz. Bu prensip, birçok kişinin söylediği gibi anlaması kolay, uygulaması zordur. Eğer hayata geçirmeyi başarırsanız inanılmaz derecede zaman tasarrufu yapmış olacaksınız. (80-20 kuralı ile ilgili her şeyi öğrenmek için Richard Koch’un 80-20 Kuralı isimli kitabını okuyabilirsiniz.)

Madem girdilerin %20’si çıktıların %80’ini oluşturuyor, o zaman mesele önemli azınlığı bulabilmekte!

 

 

Ebrar Sude Aygün

Ne Gerek Var Kitap Okumaya (!)

Next article

You may also like

Comments

Leave a reply

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

More in Blog